領収書などの保存と帳簿の記帳

　また、令和5年10月1日からインボイス制度（適格請求書等保存方式）が開始され、消費税の課税仕入れには、適格請求書発行事業者の発行した適格請求書を保存し、帳簿に記帳しなければ課税仕入れが認められない制度が導入されます。但し、経過措置として、適格請求書がない取引であってても、令和5年10月1日から令和8年9月30日までは80％、、令和8年10月1日から令和11年9月30日までは50％の課税仕入れの計上が認められますが、令和11年10月1日からは適格請求書の保存がない取引については全く（100％）課税仕入れの計上が認められないこととなります。

　これは、あくまで消費税の課税仕入れには計上できないということで、所得税の事業所得等の所得計算上の仕入・必要経費や法人の損金には計上できます（当然です）ので、勘違いしないようにご注意を！（したがって、従来のレシートや領収書の保存だけでは、所得税や法人税では必要経費に計上できますが、適格請求書の保存がなければ消費税の課税仕入れには計上できなくなるという時代が近づいていることにご留意ください。）

　記帳・記録保存の制度は、法人の方、青色申告の個人の方はもちろんのこと、平成26年からは、白色申告の個人の方にも適用されることになりました。結局、何らかの事業、不動産の貸付を行っているすべての方に、記帳・記録保存義務が適用されることになりました。

　記帳制度については、下記に改めてご説明することにして、まず、記録の整理と保存についてご説明しますが、記録の整理の際に、記帳してしまうことが大切です。

　まず、お金を支払って領収書をもらったとき、コクヨ等の領収書用紙にボールペン書きしているとき等は、いいのですが、感光紙を使ったレジペーパー等は、時の経過により記載内容が消失する危険はありますので、領収書を書き直してもらう必要があります。（もっとも次に説明するように、きちんと記帳しておけば否認されることはありません。）

　領収書等の記録紙（税務署は原始記録といいます）は、細かい小さな書類ですので紛失しやすいので、毎日大学ノート、読み終わった週刊誌等に貼り付けて、書類の形にするように心がけてください。それが難しければ、必ず同一の袋に保存し、定期的（量によって1週間、1か月に一度）にノート等に張り付けて置きましょう。

　そして、領収書等を貼り付ける時に、通しナンバーを領収書に記載して、その通しナンバーを記帳する帳簿にも記載しましょう。（これで後で領収書を探すのが楽になりますし、記載されている文字が消えてしまっても証拠にはなります。）　・通しナンバーは、毎年（毎決算期）ごとに1番から始めましょう。

　また、接待交際費、福利厚生費や会議費に係る領収書には出席者の名前・目的を記載しておくことが大切です。（後でとても役に立ちます。）　

　取引が電子取引で行われ、取引内容がデータで記載されるときやメールで記載されているときは、必ずそのデータを会計用パソコンにファイリングして保存するとともに、このファイルのデータの検索簿を作成し、できれば印刷しておいてください。なお、この場合は、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成する必要があります。（書式等は、国税庁のホームページに検索簿・法人用および個人用等の事務処理規程のフォーマットがあります。）

　売上関係の請求書と領収書は、冊子となっているものを購入して使用するときは、必ず冊子のまま使用して、控えを綴りから切り離さないでおくとともに、通しナンバーを付しておいてください。また、記載誤りをして使用しないときも破棄しないで、そのまま綴っておいてください。（冊子となっている領収書、請求書綴りに欠落しているものがあると、税務署は売上等を隠していると疑います。冊子をバラバラにした時も同様です。）

　売上関係の請求書、領収書をパソコンで作成しているときは、できれば控えも印刷して、通しナンバーを付してファイルに綴っておくとともに、データも残しておいてください。メールの送受信等による電子取引しているときは、そのデータを会計用パソコンにファイリングしてください。（上記の経費と同じファイルに保存し、検索簿に記載てください。）

　また、事業の電子取引は、個人用のパソコンは避け、必ず事業専用のパソコンを設置し、これにより電子取引の保存をしておくことが肝要です。税務調査で、事業の電子取引の確認のため個人用のパソコンが調査対象にならないよう気を付けましょう。　　　 

　帳簿への記帳は、所得税法、法人税法だけでなく、商法（会社法）等でも規定されています。そして、公正なる会計慣行として、企業会計原則が定められ、いわゆる「簿記」の諸原則により、帳簿を記入・作成します。

　この帳簿に基づき、記載された数値等を集計、整理することにより、各税法、商法、会社法、財務諸表規則、建設業法等の財務諸表、計算書類、申告書、申請書、報告書等を作成することになります。

　公正なる会計慣行として各種法律で尊重されている企業会計原則は、証券取引所に上場しているいわゆる大会社の企業価値を公正に評価して公示し投資家の保護を目的としていることから、債権者保護を目的として財産債務の状況を計算する会社法、課税の公平のために正しい所得金額を計算する税法とは、目的が違っています。

　ただし、帳簿の記帳に当たって違うのは、勘定科目（取引の内容によって、同種の取引を集計するためのページ）をどれだけ細かく作るか、場合によって補助勘定科目を作るか、の差に過ぎないことから、自分の事業の内容にあった勘定科目を作ればいいので、それほど難しいものではありません。

　例えば、個人の方なら、白色申告の場合は税務署で作成している収支内訳書の勘定科目を、青色申告の場合は青色申告決算書の勘定科目に沿った勘定科目を使えば十分です。法人の方でも、小規模の方は青色申告決算書の勘定科目で十分でしょう。消費税の各種内訳明細書の勘定科目でも十分です。

　記帳に当たって気を付けなければならない重要なことをいくつか説明します。

　まず、発生主義による記帳をしなければならないことです。（個人の青色申告で現金主義をの届けをしている方は別です。）
売上げについては、物を販売した、サービスを提供した、工事が完成して引渡したといった事実があった時に、売上が確定し、お客さんに代金を請求できます。売上が確定（これを権利確定主義といいます）したら、売上の勘定科目に計上しなければならないことが、発生主義です。（現金を受け取ったときや銀行口座に振込まれた時ではありません。ちなみに、税務調査では、この間違いによる修正申告が一番多いです。）

　次に大事なのが、費用収益対応の原則です。支出した費用は、その支出によって得られた収入（売上）に対応する費用なので、その収入（売上）が計上された時に費用に計上するという原則です。ご存知の方が多いと思いますが、棚卸資産、仕掛、減価償却費、前払費用などがその例です。

　費用収益対応の原則は、もう一つ違う観点で、収入は計上したがそれに対応する費用がまだ計上できない場合があります。売上に計上した仕事の外注費をまだ払っていないようなときには、未払金として外注費を計上します。

　ただし、従業員の方への退職金等の長期に渡るものはちょっと違います。この場合引当金を設定して、対応する年数に従って、毎年経費に算入します。貸倒引当金等の各種引当金も同様の考え方です。ただし、税法ではすべての引当金の経費計上を認めているわけではありません。（退職給与引当金は法人税法では認められていません。）

　これらの考え方は、企業会計原則と各税法では考え方が違うために取扱いが違います。この違いの対応については後述しますが、このような考え方に対応するには、あらかじめこれに対応した勘定科目を設定するのが肝要です。したがって、取引のほとんどが現金取引である場合、特定得意先の下請けで外注先がない場合等、取引が単純な時は、勘定科目の設定は簡単ですが、取引が複雑多岐にわたるときは、簿記の諸原則を理解したうえで、記帳する必要があります。（税務調査で修正申告となるものの大半は、これらのことの理解不足によるものです。）

　帳簿の記帳について1年間（決算期）が経過したら、売上、仕入等の勘定科目を集計します。そして、記帳に誤りがあれば、訂正の記帳（訂正仕訳）をして、仮払金、仮受金の原因を解明して正しい勘定科目に訂正仕訳します。

　次に、企業会計原則に従って、売り上げを発生主義により再計算（期首売掛金、未収金等の減算、期末売掛金未収金等の加算）し、前払費用、前払金の期首・期末の加算・減算、減価償却費の計上、引当金の設定と加算減算を行います。

　これらの一連の仕訳を決算整理といいます。

　ところで、個人の所得税は、法人税と取扱いが違っています。

　所得税の売上（収入）は収入すべき金額をいいますが、法人税の売上（収入）は益金といいます。どこが違うのか？。不動産を第三者に無償で貸付けた例で説明しますと、個人の所得税では収入すべき金額がないので売上に計上する必要がありません。法人税の場合は法人（会社）は無償であっても不動産を貸し付けた相当対価を益金として売上に計上しなければなりません。ただし相当対価は第三者からいただきませんので、その対価は第三者に寄付したものとされます。結局、行って来いだからゼロではないかと思いますが、法人税の場合、寄附金は全額経費になるわけではありません（これを、寄附金の損金不算入といいます。）。　損金不算入にされた分の金額は所得に加算されます。

　また、経費の支出について、所得税は必要経費といいますが、法人税は損金といいます。必要経費とは収入を得るために必要な経費で、損金は法人が支出した経費のすべてを言います（土地等の固定資産や預貯金、有価証券の取得等のための支出は、資産の取得等のための支出ですので、ここでいう経費ではありません。）。　何が違うのかというと、法人は生活するための支出はありませんが、個人は生活するための支出が要ります。したがって、個人の支出のうち、生活のために必要な支出は必要経費ではない！ということが重要です。なお必要経費に生活に関連する支出が含まれているときは、家事関連費として別の取り扱いになります（全額が必要経費となるとは限らないことになります。所得税の調査では、この取り扱いの誤りによる修正申告が、とても多いです。）。　

　以上のこと等から、所得税の決算は、企業会計原則による決算とは異なり、所得税法の規定に従って、決算整理することになります。（この決算整理後の損益計算書により算出された所得が、確定申告書の事業所得金額又は不動産所得金額となります。）

　法人の決算は、上述した通り、計算書類規則に沿った計算書類（貸借対照表と、損益計算書等）を作成するために、まず企業会計原則に従った決算整理をします。ただし、中小企業については、中小企業の会計に関する指針によって決算整理をしてもよいことになっています（勘定科目、整理科目が簡略化されています。）。

　以上の決算整理により作成された計算書類は、会社の株主総会等で承認されて確定決算となります。ただしこの確定決算に対応した損益計算書による所得金額は、法人税の所得金額とは異なりますので、法人税法の規定に合わせて申告調整をする必要があります。

　このように、決算整理は、最終的に各税法に合わせる必要がありますので、専門家である税理士に確認したほうが良いかと思います。